Лекция 1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
1. Сущность и значение бухгалтерских документов.
2. Формы и реквизиты документов.
3. Понятие документооборота.
4. Принципы группировки документов.
5. Порядок хранения документов.
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами.
Документ – это материальный объект с информацией, закрепленный, закрепленный созданным человеком способом для её передачи во времени и в пространстве.
Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются.
Это обеспечивает:
- сплошной, непрерывный учет всех объектов учёта;
- юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу;
- использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельности организации;
- контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников.
Форма документов определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах.
Формы первичных документов разрабатываются организациями самостоятельно, но при этом они должны содержать следующие показатели (реквизиты):
1. Наименование документа;
2. Дату составления документа;
3. Наименование организации, от имени которой составлен документ;
4. Содержание хозяйственной операции;
5. Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
6. Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
7. Личные подписи указанных лиц.
Перечень должностных лиц, которые имеют право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Первичные документы составляются в момент совершения операции, а если это не предоставляется возможным – непосредственно по окончании операции.
Записи в документах делают чернилами, шариковой ручкой, на пишущих или счетных машинах. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.
Поступающие в бухгалтерию документы обязательно проверяют:
- по форме, в процессе которой устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость
заполнения документа;
- проводится арифметическая проверка, при которой определяют правильность подсчетов в документе;
- проводится проверка по существу, то есть устанавливается законность и целесообразность хозяйственной операции.
Проверенные и принятые в бухгалтерию документы подвергают бухгалтерской обработке: проводят таксировку (расценку), группировку и контировку (разметку).
Таксировка бухгалтерских документов – это установление денежной стоимости (расценки) хозяйственных операций в документах, где указаны только
натуральные показатели и требуется определить стоимость.
Группировка бухгалтерских документов – это подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами.
На основании групп первичных документов часто составляют сводные документы.
Контировка (разметка) в бухгалтерском учёте – это запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отражённой в документе.
После контировки (разметки) данные документов о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а использованные документы
сдают в архив.
Документооборот – это путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив.
Перед сдачей документов в архив однородные первичные документы формируют в дела по 250 листов при толщине не более 4 см.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
1. Документы постоянного и временного сроков хранения группируют в дела раздельно;
2. Подлинники должны быть отдельно от копий;
3. Годовые планы и отчеты должны быть отдельно от квартальных и месячных.
Папки с документами переплетаются. На титульном листе указывается:
- наименование организации;
- название и порядковый номер в деле с начала года;
- отчетный период (год, месяц);
- общее количество листов в деле;
- срок хранения дела.
Сроки хранения дел определены «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организацией с указанием срока хранения»:
1. Переписка о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности – 1 (один) год;
2. Квартальные балансы, журналы и ведомости, кассовые книги, оборотные и накопительные ведомости, главные книги 5 (пять) лет;
3. Годовые балансы, инвентарные описи, сличительные ведомости – 10 (десять) лет;
4. Лицевые счета рабочих и служащих – 75 лет.